SURAT MENYURAT
A. PENGERTIAN / DEFINISI SURAT
SURAT adalah Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan
B. FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
C. SYARAT SYARAT SURAT YANG BAIK
Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut:
- Bahasa yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
- Isi surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
- Disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.
- Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
- Bahasa efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
D. BAHASA SURAT
Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun menggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut:
1. Hindari kalimat yang berbelit-belit
2. Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim digunakan
3. Tempatkan tanda baca dengan tepat
4. Gunakan ejaan yang benar
5. Gunakan singkatan yang umum dipakai
E. BAGIAN BAGIAN SURAT
• Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
keterangan:
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
• Bagian-bagian surat dinas:
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
• Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup
F. JENIS SURAT
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
a) surat penawaran
b) surat pengaduan
c) surat pesanan
d) surat pengiriman
e) surat pembayaran barang
f) surat penagihan, dan sebagainya.
G. CONTOH SURAT
- Surat Pribadi
Kepada Yth,
Ayahanda dan Ibunda
Di
Sorong
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Singkat saja untuk ketahuan Ayahanda dan Ibunda bahwa Ananda disini dalam keadaan sehat walafiat, semoga Ayahanda dan Ibunda serat adik - adik saya dirumah dapat mengalami hal yang sama pula, Amin.
Ayahanda dan Ibunda, surat yang Ananda kirimkan lewat teman ini, sekedar Ananda mau beri tahu Ayahanda dan Ibunda bahwa hari ini Ananda telah menyelesaikan ujian dengan baik. Untuk itu pada liburan minggu depan Ananda rencana pulang ke Sorong, jika Ayahanda dan Ibunda mengizinkan.
Itu saja yang ingin Ananda sampaikan kepada Ayahanda dan Ibunda.
Bogor, 1 Mei 2013
Ananda
Nurina
- Surat Dinas
Ambon, .. ...... 2013
Nomor : .......... Kepada
Lampiran : .......... Yth. Kepala Dinas
Perihal : Permohonan Izin Perhubungan
Bengkel Pelaksana Kota Ambon
Pemeriksaan Emisi di-
Gas Buang Kendaraan Ambon
Bermotor
1. Dengan hormat disampaikan bahwa berdasarkan Peraturan Daerah
Kota .......... Nomor .... Tahun .... tentang Penyelenggaraan
Perhubungan di Kota .........., bersama ini kami dari
............ mengajukan permohonan untuk memperoleh izin
sebagai :
Bengkel Pelaksana Pemeriksaan Emisi Gas Buang Kendaraan Bermotor
2. surat permohonan untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud
dalam angka ( 1 ) dilengkapi dengan :
a. Salinan Izin Operasional Bengkel Umum;
b. Salinan Tanda Klarifikasi bengkel Kelas ..... Nomor .........
c. Berita Acara Pemeriksaan Lokasi
3. Demikian permohonan kami, dengan harapan dapat di kabulkan dan
atas perhatian serta bantuan yang diberikan diucapkan terima
kasih.
Pemohon
( Nama jelas )
- Surat Niaga
CV. MARASELLA
Jl. Samasuru No. 10 Tlp. xxxxxxxxxxxx KBU. Email : xxxxxxxx@gmail.com
-----------------------------------------------------------------
KBU, 19 Mei 2013
Kepada Yth,
Direktur UD. Asaparynurina
Jl. Kamboja No.5
Ambon
Hal : Pengiriman Kacang Tanah
Lampiran : 4 ( empat ) Lembar
Dengan Hormat,
Pesan Anda melalui surat Nomor : ../../../2013 berupa 1 ton Kacang Tanah telah kami kirimkan hari ini melalui Kapal Penyeberangan ASDP dan diperkirakan tiba ditempat Anda besok tanggal 20 Mei 2013 Pukul 10.00 WIT.
1 Ton Kacang Tanah tersebut kami kemas dalam karung ukuran 50 kg sebanyak 20 karung.
Sesuai kesepakatan yang telah disepakati bersama bahwa pembayaran akan dilakukan secara tunai saat barang tiba ditempat maka dengan ini kami lampirkan dokumen - dokumen yang perlu Anda tanda tangani, serta kami mempercayakan kepada saudara kamarudin untuk menerima transaksi tersebut.
Atas perhatian dan kepercayaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
ALIMANG
MANAJER PENJUALAN
#SUMBER
